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Webconferências são uma ótima maneira de as empresas realizarem reuniões de vendas ou lançamentos de produtos. Esteja você planejando lançar um novo produto ou realizar uma conferência para funcionários externos, uma conferência pela Web pode ser a solução ideal. Devido ao número crescente de empresas nos EUA e em todo o mundo, elas procuram conectar seus funcionários com clientes e outros influenciadores fora da empresa. As webconferências são semelhantes às chamadas em conferência, pois podem reunir as pessoas de maneira eficiente. No entanto, eles também podem ser usados ​​para vários fins, como compartilhar vídeos e slides, estabelecer bate-papo ao vivo e responder a pesquisas online, relata Sidney de Queiroz Pedrosa. Uma webconferência é uma reunião de pessoas de vários locais que interagem em tempo real pela Internet. Pode ser realizado como uma reunião do conselho ou uma apresentação. Também pode ser chamado de Webinar ou Web seminário. O conteúdo desses dois tipos de conferências pode ser gravado e compartilhado com um público mais amplo. Embora as empresas possam comprar o equipamento e o software necessários para executar suas próprias conferências na Web, uma opção mais barata é usar os serviços de uma empresa de hospedagem de conferências. Neste artigo, discutiremos como organizar uma conferência na Web e qual tecnologia é necessária para que isso aconteça. Você também deve considerar o uso de uma tecnologia de conferência na Web necessária para hospedar uma conferência. Este artigo também apresentará alguns dos vários padrões que serão usados ​​na organização de uma conferência na Web, de acordo com Sidney de Queiroz Pedrosa. Webconferências também são benéficas para arquitetos, pois permitem que eles fiquem em contato com a sede da empresa. Há muitas razões pelas quais as empresas devem realizar conferências online. Uma delas é melhorar sua comunicação e reduzir custos.

Apesar do número de empresas que já utilizam webconferências, apenas cerca de 30% delas planejam implementar uma. Por exemplo, a Desire2Learn, uma empresa canadense especializada em sistemas de aprendizado online, reduziu o custo de pré-qualificação de leads usando a conferência pela Web. Em vez de levar um representante de vendas para a Costa Oeste, eles simplesmente usaram uma conferência pela Web. Em vez de viajar para um local remoto, um representante de vendas pode agora apresentar uma apresentação de slides e fazer uma demonstração do produto da empresa para um cliente em potencial. Para segurança, colaboração e recursos visuais, a Tenix, uma empresa de tecnologia que fornece soluções de defesa e tecnologia, usa conferência pela Web para permitir que seus engenheiros e equipe de projeto se reúnam com segurança. Para aqueles que não podem participar de uma reunião tradicional, a Richardson Electronics realiza uma reunião anual por meio de uma conferência na Web ao vivo. Os participantes fornecem seu endereço de e-mail e um código de identificação da reunião. Por exemplo, a comissão de planejamento do sudoeste da Pensilvânia realizou uma reunião na cidade por meio de uma conferência na Web para obter feedback de todos os moradores da região. A Vicon Publishing, uma editora de materiais educacionais para laboratórios de pesquisa, também oferece conferências na Web de uma hora projetadas para fornecer treinamento. Uma conferência também pode ser usada para fornecer aos consumidores e acionistas informações úteis durante o lançamento de um produto ou o recall da empresa. Webconferências não precisam ser difíceis de organizar. Existem muitos recursos que ajudarão você a começar. Além de ter os equipamentos necessários, como um computador, uma webconferência também requer o uso de uma câmera.

Antes de uma conferência começar, o provedor de webconferência deve primeiro confirmar se seus participantes estão equipados com o equipamento e software necessários para hospedar uma videoconferência ao vivo bem-sucedida. A tecnologia de videoconferência pode se tornar mais complexa se não incluir recursos que a tornem mais amigável. Por exemplo, um host pode exigir que o software crie apresentações de vídeo projetadas para serem apresentadas em slides. Os programas de conferência pela Web combinam os recursos de várias ferramentas de comunicação da Internet em um ambiente de reunião único e interativo, informa Sidney de Queiroz Pedrosa. Essas ferramentas também podem ser integradas a outros aplicativos de comunicação da empresa, como e-mail, calendário e mensagens. Eles podem então obter detalhes como o nome e o endereço de e-mail do participante. Mostre os aplicativos de software mais recentes ou forneça instruções específicas aos participantes. Envolva-os em várias atividades, como bate-papo por vídeo, discussões em grupo e respostas a perguntas de pesquisas. Embora muitas empresas ofereçam software de conferência na Web, muitas delas o agregam aos seus serviços de hospedagem. Em vez de apenas vender o software, esses provedores geralmente o agregam com uma taxa mensal. O uso de um serviço de host de conferência na Web também é benéfico para as empresas, pois fornece suporte técnico ao vivo. Embora seja possível organizar uma conferência por conta própria, a utilização de um serviço de host de conferência na Web pode facilitar o planejamento do evento. Além do software, um host de webconferência também lida com as várias tarefas envolvidas na organização do evento. A idéia básica de aproveitar um host de conferência na Web é fornecer o servidor necessário espaço e largura de banda para sediar o evento. Em vez de usar o servidor de uma empresa, um participante da conferência pode fazer login usando suas credenciais. A utilização de um serviço de host de conferência na Web também pode reduzir o tempo e o esforço necessários para instalar e manter o software para o evento. Tanto o participante quanto o anfitrião podem desfrutar dos vários recursos da conferência sem precisar instalar um software especial. Além de ter as ferramentas e recursos necessários para sediar o evento, o serviço de hospedagem de webconferência também conta com pessoal de suporte treinado para responder a perguntas e fornecer assistência técnica.

Geralmente, é cobrada uma taxa de assinatura mensal pela hospedagem de várias conferências. Taxa única ou anual: Esse valor geralmente é cobrado para cada participante. Licença de usuário nomeado: Esta é uma taxa anual que geralmente está vinculada ao número de usuários. Além do preço e do tipo de licença, muitos fatores podem ser considerados para verificar se a utilização de um serviço de hospedagem de conferência na Web é adequada para sua empresa. Nenhuma conferência será um fracasso sem planejamento. Embora seja possível organizar uma conferência bem-sucedida sem as ferramentas e recursos necessários, planejar uma conferência pode consumir muito tempo. Ter as ferramentas e recursos de planejamento adequados pode ajudar a organizar uma conferência na Web bem-sucedida. Planejar uma conferência bem-sucedida não precisa ser complexo. Apenas lembre-se de seguir alguns passos simples para garantir que o evento corra bem. Um dos primeiros passos no planejamento de uma conferência é identificar uma boa empresa de hospedagem. Isso pode ajudar a evitar ter que planejar o evento ao acaso. Antes de escolher um anfitrião, entre em contato com a empresa para entrar em contato com eles e peça para marcar uma data e horário para a conferência. Você também pode agendar meia hora extra se o evento durar mais. Antes do início da reunião, esboce uma agenda de uma página que contenha todo o conteúdo necessário para o evento. Idealmente, a conferência deve ser interativa. Use tecnologia como vídeo ou slides para estimular a discussão. Para garantir que todos saibam que estão na conferência certa, crie pelo menos um slide que mostre a localização dos participantes. Antes do evento, informe aos participantes o que devem esperar e envie-lhes os materiais necessários com antecedência. Reúna o feedback dos participantes após a conferência criando uma pesquisa online. Este método irá ajudá-lo a obter feedback sobre o desempenho da conferência. Idealmente, pratique usando as ferramentas fornecidas pelo organizador da conferência, mostra Sidney de Queiroz Pedrosa. Antes do início da reunião, verifique se o software está funcionando corretamente. Após a conferência, envie um e-mail aos participantes para solicitar que preencham uma pesquisa.

A segurança é um aspecto crucial de uma conferência bem-sucedida. Antes do evento, verifique se o sistema está seguro. Ao procurar um anfitrião de conferência, certifique-se de que eles tenham medidas de segurança fortes em vigor. Devido à crescente popularidade da webconferência, várias empresas começaram a adotar padrões relacionados à segurança e privacidade. As medidas de segurança de conferência na Web ajudam a proteger as informações confidenciais que funcionários e agências governamentais desejam manter em sigilo. Isso pode impedi-los de compartilhar essas informações com terceiros. A webconferência é vulnerável à exploração devido à sua natureza temporária. É quando os dados são mais vulneráveis ​​ao roubo. Fluxo de dados não persistente. Esse tipo de criptografia garante que os dados nunca sejam armazenados em um computador. Embora a arquitetura de segurança de uma empresa de hospedagem na Web seja diferente da de um servidor comum, todas seguem os mesmos padrões informais da indústria. Em 2003, a IETF estabeleceu o Grupo de Trabalho de Conferência Centralizada para desenvolver um conjunto de padrões para conferências multimídia. A XCON está trabalhando em várias partes deste projeto, e você pode esperar vê-lo mencionado nas descrições dos sistemas de segurança das empresas de hospedagem de conferências. Se você estiver usando um serviço hospedado, verifique se a empresa possui as medidas de segurança necessárias. Eles também podem fornecer informações detalhadas sobre suas políticas e procedimentos. Para evitar ser visto fora desse grupo, envie convites apenas para uma lista cuidadosamente selecionada. Ao usar um software de conferência na web, faça uma triagem de todos os participantes antes que eles entrem na sala. Ele também pode encerrar seu acesso. Quem deve ter acesso a quais informações durante a conferência? Todos devem poder acessar essas informações por um período limitado de tempo. Uma outra dica de segurança é certificar-se de que o servidor que está hospedando a conferência excluiu todas as informações confidenciais armazenadas lá. Os serviços de webconferência também são úteis para empreendedores individuais. Eles podem se conectar com clientes em potencial e aumentar suas vendas por meio de conferências. Se você é um empreendedor individual, pode estar pensando em usar a webconferência. Você pode economizar muito tempo e dinheiro por não precisar viajar para São Francisco para se encontrar com um cliente.

Enquanto os empreendedores individuais my não podem pagar os recursos de ponta de algumas empresas de hospedagem na Web, eles ainda podem usar soluções mais baratas.
Você não precisa de muito para organizar uma simples webconferência. Apenas alguns participantes e alguns computadores estão configurados para a reunião. O Adobe Acrobat Connect é um software de conferência na Web que pode fornecer uma sala de reuniões online por menos de US$ 40 por mês ou US$ 400 por ano. Possui uma variedade de recursos, como compartilhamento de tela, áudio e vídeo e muito mais. GotoMeeting.com é um software de conferência na web que permite organizar e hospedar até 15 reuniões com até 15 participantes. Ele vem com uma variedade de recursos, como compartilhamento de tela, gravação de áudio e vídeo e relatórios de presença. O Lotus Sametime Unyte Plus da IBM é uma solução de conferência na web que inclui compartilhamento de tela, assistência remota e criptografia. Está disponível para tão baixo quanto $ 30 por ano. Telefones VoIP estão se tornando mais prevalentes em termos de webconferência. Com o surgimento da webconferência, as empresas agora podem se conectar a uma variedade maior de pessoas e realizar reuniões em áudio HD e VoIP. VoIP, ou Voice over Internet Protocol, é uma tecnologia que permite que as pessoas se conectem e se comuniquem usando sinais de áudio analógicos. Anteriormente, as webconferências eram realizadas principalmente por meio de linhas telefônicas. Embora seja uma tecnologia nova, a conferência em HD está se tornando popular devido à sua alta qualidade. Para a maioria das pessoas, essa tecnologia oferece uma imagem melhor do que a HDTV padrão. Embora o HD esteja se tornando mais prevalente em webconferências, ele ainda requer um tipo especial de câmera e largura de banda para funcionar corretamente. Atualmente, apenas alguns dispositivos compatíveis com HD estão disponíveis, de acordo com Sidney de Queiroz Pedrosa.
Apesar de suas limitações técnicas, as empresas de webconferência ainda estão explorando a possibilidade de incorporar HD em suas soluções.